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Para fomentar a utilização de processos informatizados que possam reduzir o consumo de papel e sensibilizar os servidores públicos para a redução das impressões, a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), por meio da Subsecretaria de Gestão da Estratégia Governamental, lançou um Manual Eletrônico que está disponível no Portal CA para acesso dos servidores lotados na Cidade Administrativa a partir desta semana. O manual apresenta uma série de iniciativas com o objetivo de promover uma mudança de cultura e utilização de processos eletrônicos já existentes no Executivo que foram aprimorados a partir de 2009 e que reduzem o consumo de papel.

Além da explicação dos procedimentos e das legislações aplicáveis, o manual possui cinco vídeos curtos que orientam a adoção da assinatura digital em alguns documentos eletrônicos como empenho, liquidação e ordem de pagamento no Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi). Além disso, orienta quanto aos procedimentos de coleta de preços, emissão de autorização de fornecimento ou ordem de serviço e aprovação de pedidos de compras no Portal de Compras do Governo de Minas.

Essa ação faz parte do “Governo sem Papel”, Projeto do Programa Estruturador Descomplicar – Minas Inova que, desde 2007, vem desenvolvendo ações de desburocratização e simplificação de procedimentos da administração pública, por meio da inovação, facilitando as relações do Estado com os cidadãos, as empresas e o próprio Estado.

Um marco do projeto, que pode ser conferido no Manual Eletrônico, é o texto da Política Pública do “Governo sem Papel”. A Política foi construída com o apoio de servidores de vários órgãos e formaliza os objetivos e as diretrizes do “Governo Sem Papel” na Administração Direta e Indireta do Estado.

Mudança cultural

Por meio do “Governo Sem Papel”, o Executivo mineiro promove uma mudança cultural no ambiente de trabalho, substituindo documentos físicos pela geração de eletrônicos, que ficam disponíveis de maneira segura, organizada e de fácil acesso, reduzindo a geração de papel nos processos administrativos do Estado e otimizando a rotina de trabalho, o que proporciona ganho de tempo para os servidores.

“A utilização de processos eletrônicos que reduzem o consumo de papel está em consonância com o contínuo processo de aperfeiçoamento do modelo de gestão implantado em Minas Gerais a partir de 2003, que preconiza gastar menos com a administração pública para investir mais no cidadão”, afirma a subsecretária de Gestão da Estratégia Governamental, Adriane Ricieri.

Ela ressalta que o Governo de Minas anunciou, em julho deste ano, um conjunto de medidas administrativas para reduzir custos e racionalizar os gastos com a administração pública. As iniciativas vão proporcionar uma economia de R$ 365 milhões para o Estado em 2013 e 2014 e incluem a extinção e a fusão de secretarias e órgãos públicos, a redução de cargos de confiança e da frota de veículos, a proibição de viagens e contratação de consultorias, dentre outras. A revisão das despesas de custeio, em andamento, possibilitará uma economia adicional estimada em R$ 700 milhões, totalizando uma redução de gastos de aproximadamente R$ 1,1 bilhão.

O Manual Eletrônico

Produzida pelo Núcleo Central de Inovação e Modernização Institucional (NCIM), da Subsecretaria de Gestão da Estratégia Governamental (SUGES), que coordena a implantação do “Governo sem Papel”, o Manual apresenta também iniciativas que envolvem o aprimoramento de sistemas. O Coordenador de Projetos do Núcleo, Robson Campos, ressalta que “o Manual deve servir como um guia para auxiliar secretarias e órgãos na execução dos processos que já foram aprimorados”. 

Entre os processos aprimorados estão a obtenção de parecer jurídico único na Seplag e na Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico (Sede), a simplificação do processo de execução financeira no Siafi, a possibilidade de anexar documentos no Siged, a coleta eletrônica de preços por meio do Portal de Compras, bem como a assinatura eletrônica de alguns processos e de atos de aposentadoria por meio de certificados digitais na Seplag, entre outros.

No caso do processo de execução financeira no Siafi, com a implantação da assinatura digital dos empenhos, liquidações e ordem de pagamento, a economia de papel e de recursos financeiros é bem representativa. Considerando o custo de papel e tinta, são economizados cerca de R$ 200 mil por ano com a não impressão.

Campos explica que o processo é dinâmico. “Os servidores que identificarem em seus ambientes de trabalho ações que tenham promovido a redução do consumo de papel, a adoção de ferramentas ou aperfeiçoamento de sistema para tramitação de documentos em meio eletrônico, sem necessidade de impressão, devem entrar em contato com o Núcleo para compartilhar a experiência e para que possamos atualizar o Manual“.

O contato com o Núcleo Central de Inovação e Modernização Institucional pode ser feito pelo e-mail descomplicar@descomplicar.mg.gov.br ou pelo telefone (31) 3915-0611.