BELO HORIZONTE (26/02/10) - A centralização dos serviços de protocolo, reprografia e impressão na Cidade Administrativa Presidente Tancredo Neves vai gerar economia e segurança para a gestão de documentos. Esses serviços já estão disponíveis desde o dia 22 de fevereiro no edifício Gerais, quando 1.800 servidores das secretarias de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), de Governo (Segov)e Gabinete Militar do Governador foram transferidos para a nova sede do executivo.

O setor de protocolo e mensageria da Cidade Administrativa funcionarão também no edifício Minas. Os dois edifícios, Minas e Gerais, abrigarão todas as 18 secretarias de Governo e 25 órgãos. O dia a dia do setor de protocolo da Cidade Administrativa inclui serviços de motoboy, com rotas diárias para todos os órgãos de Governo que ainda não foram transferidos para a Cidade Administrativa, expedição de correspondência interna entre os setores, envio e recebimento de malotes via Correio com correspondência externas. O recebimento de documentos externos também é feito no setor de protocolo, que fica próximo a hall do primeiro andar dos prédios.

“Com a centralização do protocolo se ganha com a economia no uso de transporte e principalmente de tempo”, ressalta o gestor de Mensageria, Protocolo e Correio da Cidade Administrativa, Nilson Braga. Ele explica que toda documentação que chega à nova sede do Governo de Minas tem que passar, impreterivelmente, pelo setor de protocolos, garantindo mais segurança e eficiência da destinação dos documentos. “Dessa forma reduzimos o fluxo excessivo de pessoas para entrega na parte interna dos prédios, garantimos mais segurança na gestão dos documentos e otimizamos o serviço”, destaca Braga.

Demanda

Segundo Braga, o serviço de mensageria interna já está sendo bastante demandado pelos primeiros órgãos transferidos para a Cidade Administrativa. “Cada superintendência tem uma pessoa responsável por nos repassar as correspondências que serão enviadas. Passamos em cada setor quatro vezes por dia fazendo o serviço de coleta e entrega”, explica.

Na primeira semana de trabalho na Cidade Administrativa, o setor de protocolo do prédio Gerais contou com cerca de 15 funcionários. Esse número deve aumentar para aproximadamente 40 servidores quando em cada setor de protocolo, quando os prédios estiverem totalmente ocupados. No total, a gestão de mensageria, protocolo e correio da Cidade Administrativa deve contar com cerca de 100 servidores.

Otimização

Outros serviços oferecidos para gerar mais economia e segurança na gestão de documentos do executivo mineiro são a reprografia e impressão. No total, os prédios Gerais, Minas e Palácio Tiradentes terão 395 impressoras, incluindo funcionais monocromáticas, a laser e coloridas para atender os 16.322 servidores que serão transferidos para a Cidade Administrativa até outubro de 2010. As máquinas funcionais, além dos serviços de impressão, fazem cópias, digitalizações e recebem e enviam fax.

De acordo com a consultora Ana Celina Souza, da Accenture, empresa responsável por implementar o modelo de gestão da Cidade Administrativa, a terceirização dos serviços de reprografia e impressão tem o objetivo de gerar economia e segurança. “Estudamos uma solução para garantir segurança aos documentos, já que as empresas responsáveis por oferecer esses serviços terão como rastrear a impressão. Dessa maneira, consequentemente, evita-se o desperdício.”

Além das oito ilhas de impressão de cada andar, os dois prédios terão no 2º, 6º e 10º andar ilhas de reprografia para serviços de impressão de grandes quantidades e encadernação, com capacidade para atender de quatro a cinco andares. Cada central de reprografia terá capacidade para 20 mil cópias diárias e cada impressora multifuncional tem capacidade para 40 mil páginas por mês. “Fizemos um cálculo do volume de impressões e cópias necessárias de acordo com a demanda pré- estabelecida por cada órgão”, disse a consultora.

Mais serviços

Os seis caixas eletrônicos do Banco do Brasil, sendo dois no hall principal dos três primeiros andares ocupados do prédio Gerais, já estão em operação. A ativação dos caixas possibilitará ao servidor mais conforto e tranquilidade para realização de serviços bancários